長文件編輯中的圖表標號問題

 長文件

什麼是長文件? 簡單的說，就是「很長」，頁數多，章節多的文件。學生，最常見的長文件是論文；業界是企畫書(提案)，或是股東會年報；教育界可能就是評鑑報告或是計畫。

多層次清單

如上圖這樣的長文件，可能少則數十頁、多則幾百頁。基本上，用樣式，配合多層次清單是基本。這要的做法可以讓長文件的標題層次清晰，調整順序也更容易。這部分可以參考

圖表標與交互參照

樣式與多層次清單控制了標題的層次，也造就了本文目錄的產生。但在長文件中，針對圖表標號的設定，更可以透過《插入標號》的方式來產生。

如果我們在文件中，有需要引用到該圖表，如圖2，此時，則可以透過《交互參照》來進行。

這樣設定最大的好處是，當我們刪除或是新增一個圖表，不只是圖表標號會更著自動調整，同時，使用到交互參照的標號也會跟著自動調整。這對於寫學校計畫或是論文的人，更是需要。

在習慣上，我們會使用中文的數字來做為章節的編號，如第一部分、第一章、第一節.....如果整份文件需要的圖表標號，只是按照順序1、2、3.....這樣編號那也沒有問題。但如果我們希望出現的圖表標號是加上章(如標題1)、節(如標題2)，而形成如【圖1-1】【圖2-3】的編號。在概念上也很容易，以本範例來說，只需要設定插入標號時，按下「編號方式」，於顯示的對話方塊中，勾選「包含章節編號」，然後選取章節起始樣式是「標題1」或是「標題2」等。

但當我們這樣設定時，以本範例，因為標題1、2，從樣式或是多層次清單中都可以發現，他的數字編號是國字，因此會產生如「圖壹-1」這樣的結果，而非「圖1-1」。

解決之道(1)-取代功能變數

當我們把游標選定在如上圖的標號上，會看到有灰色網底，代表這些會自動更新的章節與圖標數字都是因為設定了功能變數，才會把結果顯示在文件上。如果我們要在Word文件上顯示或隱藏功能變數，只需要按下Alt+F9。如上圖「圖壹-1」就會變成{STYLEREF 2 \s}-{SEQ 圖 \* ARABIC \s 2}。

其中，壹，對應的是{STYLEREF 2 \s}。代表我們是取樣式2作為圖標-之前的數字。如果我們是取樣式1，則會變成{STYLEREF 1 \s}

此時，我們只需要將全文中的STYLEREF 2 \s 取代成 QUOTE "一九一一年一月{ STYLEREF 2 \s }日" \@"D" 即可。 

取代完成後，不論是圖標或是表標，只要依照相同方法設定，都可把圖表或是表標的國字型數字變成阿拉伯數字。當然記得取代後，要再按一次Alt-F9。最後，則按下Ctrl+A全選，再按一次F9，進行重算即可以得到最後的結果。

使用這種方式，他的關鍵在於 QUOTE "一九一一年一月{ STYLEREF 2 \s }日" \@"D"。這是一個變通的方式。如果我們的中文標號數字為一，或二、三，則，透過QUOTE，就是把中文日期格式"一九一一年一月一日""一九一一年一月二日""一九一一年一月三日"，取出"日"，則會變成1、2、3。如此，最後顯示的結果是圖1-1、圖2-1、圖3-1。

但這個前提是，我們用的數字標號是一、二、三。但如果是壹、貳、參，則無法辨識出日期，則上述作法將失效。

解決之道(2)-調整多層次清單

從長文件編輯的概念，我們知道，當我們在插入編號時，若選取包含章節編號，例如選取標題2，則產生標號時，就會變成「標題2-圖號」。此時，標題2若為參，第一個圖就會是圖參-1。

更方便的做法則是，先透過多層次清單，將標題2由國字改為數字。

按下Ctrl+A全選，再按一次F9，進行重算即可以得到最後的結果。

調整完圖表標號後，再次調整多層次清單。將階層2的數字，改為國字即可。此時，我們可以看到標題2是以國字呈現，但圖標或是表標以阿拉伯數字呈現。

【特別重要】此時，如果我們進行列印，則檔案中的功能變數便會進行重編。但重編時，圖1-1又會變成圖壹-1。因此我們必須全選所有內容，然後按下Ctrl+F11，停止所有功能變數自動變更。此時列印時就不會改變原來的設定。但務必注意，停止功能變數自動變更後，若此時調整圖表，包括新增或刪除圖表，則都將不會進行重排。若希望能進行重排，則全選後，需要按下Ctrl+Sfhit+F11，先把限制解除，再按下F9，進行重排。